Entreprenøren går i gang med at grave. Snart er skaden udbedret. Der er lagt ny asfalt på, og kantsten og fliser er på plads. Men hvordan arbejder den Service Supply Chain, der udbedrer skaden? Hvordan sikres en enkel og effektiv fakturering af reparationsarbejdet? Og kan erfaringerne anvendes i andre brancher?
Måske er det en travl mandag morgen, hvor en trafikant eller en fodgænger ringer op, og beretter om voldsomt meget vand på vejbanen. Sagen bliver straks oprettet i HOFORs Entrepriseportal i supportafdelingen på Islevbro Vandværk. Entrepriseportalen er det SCM værktøj, der styrer hele arbejdsgangen. Supporten får hurtigt fat i en ledningsinspektør, som tager ud og lukker for vandet.

Sæbe i håret, da der lukkes for vandet – men der kommer en SMS

Det skal gå stærkt med at få repareret skaden, for lukning for vandet kan give problemer for mange. Måske står der en kvinde hjemme i brusebadet med sæbe i håret, og med behov for at komme afsted til et meget vigtigt møde. Måske er der frisører, der mister omsætning så længe vandet er afbrudt. Så meget hurtigt er HOFORs faste entreprenør, Munck Forsyningsledninger, i fuld gang med at grave vejbanen op for at udbedre skaden. Både ledningsinspektøren og entreprenøren har adgang til sagen i SCM værktøjet på hver deres tablet, hvor det helt nøjagtigt er markeret, hvor der graves. På sagen i SCM værktøjet er der også indlagt et GIS lag, så man helt præcis kan se hvor vandledninger og ledninger fra andre forsyninger er placeret. Informationer om vandlukningen i GIS anvendes, når supportafdelingen sender en automatisk SMS til de københavnere, der er berørt af aflukningen. Det er som vandkunde godt at vide, hvornår det kan forventes, at vandet er tilbage.

Komponentforbrug og fotos af arbejdet dokumenteres i SCM værktøjet undervejs

Munck Forsyningsledninger har i bilen et lager af HOFORs vandkomponenter, som anvendes til at udbedre skaden. De anvendte dele registreres på sagen, og en senere genopfyldning af bilens lager styres af SCM værktøjet i samspil med HOFORs lagerstyringssystem. Der er fast pris på gravearbejdet, som afhænger af hullets størrelse og dybde, og der er fast pris på reetablering af kanten, fliser og fortov, som måles og tælles op og dokumenteres i SCM værktøjet. Her er de fotos, som tages med tabletten direkte på sagen, før under og efter udbedringen af vandlækagen, et vigtigt grundlag for faktureringen. Fakturaen skabes i en på forhånd defineret skabelon, og der er fuld dokumentation for arbejdets udførelse. Derved undgås tvister og krav om fakturering af ekstra arbejder. Så selv om det går virkelig stærkt med at få lukket vandet, at få repareret vandrøret, at få lukket op for vandet igen og at få reetableret kørebane og fortov, så er det en meget styret og veldokumenteret Service Supply Chain, der arbejder.

SCM værktøjet reducerer gennemløbstid fra 21 til 5 dage

SCM værktøjet er et internet baseret værktøj, som er udviklet af Pernexus Systems. Jeg kender noget til værktøjet fra HOFOR, hvor jeg til daglig arbejder som Lean-konsulent. Og jeg kender de flotte resultater, som er skabt i samarbejde med HOFORs vandforsyning. Gennemløbstiden er reduceret fra 21 dage til 5 dage, regnet fra start af gravearbejde til godkendelse af faktura for en typisk opgave, som f.eks. indlæggelse af et nyt vandstik.
Michael Søndergaard er direktør og daglig leder hos Pernexus, og i dag er jeg taget ud til Pernexus i Vanløse, for at høre Michael Søndergårds fortælling om værktøjet i et Supply Chain perspektiv. SCM værktøjet anvendes af entreprenøren, der leverer gravearbejde til forsyningsselskabet, ligesom det anvendes af entreprenørens eventuelle underleverandør. Værktøjet sikrer, at alle parterne i hele Supply Chain har de samme tegninger, arbejdsbeskrivelser og kontrakt informationer. Parterne kan endvidere fakturere hinanden gennem portalen.

Transparent Supply Chain uden tilbageløb

Efter en rigtig hyggelig frokost sammen med de lidt nørdede udviklere i Pernexus’ frokoststue i den grå kontorbygning på Herlufsholmvej i Vanløse kommer Michael Søndergaard for alvor på banen. Michael er et meget entusiastisk menneske. Han nærmest springer op til tavlen og forklarer mig, hvorfor gennemløbstiden kan reduceres så markant. Det er dejligt at mærke at han er så tændt. Ja, han glemmer helt at byde mig på kaffe….
Gennemløbstiden reduceres markant både på akutte vandlækage sager og planlagte opgaver, som f.eks. indlæggelse af vandstik. Basis er de rammeaftaler, der på forhånd foreligger mellem parterne, den tilgængelige information, som ligger i systemet og den dokumentation, der opbygges undervejs i SCM værktøjet. Informationer indsamles og kan læses af de relevante parter, så de er tilgængelige både på en PC, en tablet eller en Smart Phone. Der bruges dermed ikke tid på tvivlsspørgsmål, og tilbageløb elimineres. Portalen skaber således en transparent Service Supply Chain, som er en vigtig egenskab for alle velfungerende Supply Chains.

Supply Chain Management kræver viden, visioner og brede skuldre

Typiske Supply Chain Management dilemmaer gør sig dog også gældende, både når det drejer sig om en relativt enkel reparation af et sprunget vandrør eller indlæggelse af et nyt vandstik -og i høj grad også når det drejer sig om store IT-, telekom-, bygge- og anlægsprojekter med mange interessenter i indbyrdes relationer.
Michael Søndergaard forklarer: ”For at vores kunder skal få fuldt udbytte af vores produkt, skal de være i stand til at træde ind i et rum, hvor vi optimerer processen for alle parter. Og det er måske den største udfordring, for organisationer er sat i verden for at varetage egne interesser. Skal du optimere på tværs af ”siloerne”, så er der nogen, der kommer på udebane. Ved at optimere hele forsyningskæden, så gør du som bygherre det mere profitabelt for entreprenøren og entreprenørens underleverandører. Det kan give skideballer, for det giver ikke mening ud fra en almindelig købmandsbetragtning. Så det kræver viden, visioner og brede skuldre at nedbryde ”siloerne” og optimere på tværs af organisationerne. Det står i jo modsætning til en traditionel indkøbsstrategi, som baseres på indhentning af konkurrerende tilbud, som umiddelbart ser billigere ud på papiret, og hvor en traditionel indkøbsafdeling vil kunne bryste sig af en besparelse. Problemet er, at indkøbsafdelingen ikke ser fakturaerne for alle ekstraarbejderne, og det er et traditionelt Supply Chain dilemma. Indkøbsafdelinger er ofte langt væk fra den daglige drift, og de ser ikke, at det, der er billigere på papiret, er dyrere i den virkelige verden. Og han fortsætter begejstret”: Heldigvis er det sådan, at der i forsyningsbranchen både er viden, visioner og brede skuldre, så mange udbud baseres på rammeaftaler. Men det kræver, at du har en proces, der gentager sig, at den har en vis kompleksitet og den kører i en vis tid. Her er alle delelementer specificeret ned i mindste detalje. Rammeaftalerne skal udbydes med en fastlagt frekvens, da branchen er underlagt forsyningsvirksomhedsdirektivet, og det er selvfølgelig en særlig udfordring for alle parter. De skal være indstillet på, at samarbejdet med en vis sandsynlighed hører op på et tidspunkt. Men dem, der byder, skal jo samtidig være klar over, at det også er den administrative proces, der er i udbud. Som noget nyt bliver gravekompleksiteten en del af udbuddet. Så et hul på en given størrelse koster en procentsats mere, hvis der f.eks. skal graves i brokvartererne. Det betyder så, at den entreprenør, der vinder udbuddet, vil få en mere korrekt pris for et konkret arbejde. Det er selvfølgelig et stort arbejde at stykke udbud og tilbud på rammeaftalerne sammen, men når det først kommer i drift, så er der utroligt meget at hente i det daglige arbejde. Så det er win-win for alle parter.”

Kan erfaringer med SCM værktøjet anvendes i andre brancher?

Michael Søndergård mener, at samarbejde i Service Supply Chains, som f.eks. den med det sprængte vandrør, på tværs af flere organisationer, er en udfordring for de fleste IT systemer. Systemerne er enten for løse i datastrukturen og rent tekstbaseret til at kunne automatisere arbejdsgange, eller for rigide uden mulighed for at håndtere den naturlige variation i serviceopgaver. Det unikke ved den måde SCM værktøjet er opbygget, er at det på samme tid er baseret på en struktureret relationel database, med de fordele det bringer, og samtidigt har fleksibiliteten via partsbegrebet til at håndtere serviceopgaver. Princippet med SCM værktøjet er således relevant, hvor der er mange parter, der arbejder tæt sammen over længere tid, og hvor man har at gøre med processer, der skal kunne absorbere store variationer og dermed stor kompleksitet. Specielt hvis der er tale om processer, hvor mange af arbejdsopgaverne ikke foregår ved et traditionelt skrivebord med adgang til PC. Michael Søndergaard nævner 5 tænkte eksempler, hvor principperne for Entrepriseportalen vil kunne anvendes til at understøtte Service Supply Chains.

1. Ground Handling

Når et passager- eller fragtfly lander i en lufthavn, går der en lang række simultane procedurer i gang, der mange steder stadig her i 2017 administreres og dokumenteres via papir. Fælles for disse processer er, at de bestilles og iværksættes (takt) af flyselskabet, men udføres af en underskov af serviceselskaber, endda til tider med inkludering af en overordnet handling partner (Novia, SkyPartner, BAE, SwissPort etc.), der benytter underleverandører. Det er processer som f.eks.: Brændstof, rengøring, bagagehåndtering, afhjælpning af forsinkelsesfølger, teknisk service og inspektion, afisning og catering. Opfølgning og optimering af disse vitale processer er i dag ganske vanskelig, da de ikke udføres i samme system og ofte dokumenteres og afregnes på baggrund af gammeldags papirformularer, der efterfølgende tastes ind i en række silosystemer.

2. Reparationer for forsikringsselskaber

Ved skader på biler, der er forsikret, foretages reparationen ofte på et af forsikringsselskabet udpeget værksted. Dette er i nogen grad digitaliseret via ordretildeling. Når det kommer til dokumentation og afregning af udført arbejde, kører det ofte i selvstændige silosystemer uden mulighed for overordnet procesoptimering.

3. Ejendomsadministration

Inspektion, udførelse og afregning af opgaver på ejendomme i relation til såvel serviceinspektioner, reparationer som nyinvesteringer kører ofte pr. mail, telefon eller i mindre regnearkslignende systemer. Dataanalyser af årsager, investeringsoptimering, omkostningsudvikling og effektivitetssammenligninger er noget nær umuligt i et så fragmenteret informationslandskab.

4. Refurbishment af større, kritiske tekniske anlæg

I forbindelse med restaurering af hele eller dele af tekniske anlæg, der skal tages ud af drift for at arbejdet kan udføres, som f.eks. boreplatforme, raffinaderier, kraftværker, er det vitalt, at nye komponenter ankommer ikke blot rettidigt, men også sporbart, til stedet, hvor arbejdet foregår. Da hele eller dele af anlægget er taget ud af drift med ofte signifikante økonomiske omkostninger pr. dag til følge, er prisen på komponenten ofte ubetydelig i forhold til omkostningen ved at mangle den. Portalen kan via real time locations tracking, kombineret med NemHandel (UBL) ordre, leverance og afregningsprocedurer, sikre, at der findes den samme lokationsstyring på midlertidige byggepladser, som der normalt kun findes på permanente produktionsanlæg.

5. Infrastruktur

På samme måde som løbende anlægsopgaver for forsyningsvirksomheder kan benytte portalens arbejdsgange, kan man på samme måde bruge faciliteterne og processer til infrastruktur anlægsopgaver, det være sig bygning eller vedligehold af veje, broer, tunneller, jernbaner, parkanlæg, vejbelysning og skilte, kabelbaner og lifte, dæmninger og mange flere.

SCM værktøjets udvikling i HOFOR fortsætter

Der er mange muligheder med SCM værktøjet. Pernexus udvikler da også løbende Entrepriseportalens funktionalitet i samarbejde med HOFOR og HOFORs entreprenører og underleverandører. Og de erfaringer som Vands, Spildevands, Fjernvarmes og Bygas´ Service Supply Chain opnår hver især, anvendes i større og større udstrækning på tværs af alle HOFOR forsyningers Service Supply Chains.