Når væsentlige beslutninger skal tages i virksomheden, får ledelsen
præsenteret indstillinger, hvor problemstillingen er gennemgået i tekst
og tal med billeder og grafer, og i slutningen er der en anbefaling af
den rette vej frem. Ledelsen må som noget helt selvfølgeligt gå ud fra, at de bagvedliggende analyser er baseret på fakta, og at de gennemførte beregninger er korrekte. Det har derfor været overraskende for Lars Villads Krogh, direktør i Marstrand Innovation der udvikler software til portefølje, projekt og ressourcestyring, at konstatere at kritiske beslutninger ofte bygger på mangelfulde og nogle gange direkte fejlagtige beregninger, udført i hjemmegjorte Excel regneark. ”Jeg møder relativt ofte en blind tro på, at når beregningerne er udført i et regneark og efterfølgende præsenteret i Power Point, så er der ingen grund til at stille spørgsmålstegn ved analyserne” siger Lars Villads Krogh.

Optimal styring af projekter egner sig ikke for regneark

Produktudvikling er ofte et område med høj kompleksitet, og særligt kompliceret bliver det, når porteføljen af udviklingsprojekter konkurrerer om de samme ressourcer. For de fleste industrielle virksomheder er det helt afgørende med velfungerende processer bag udvikling af nye produkter. Der er konstant stigende krav til reduktion af den tid, der går fra behovet for det nye produkt i markedet bliver erkendt i virksomheden, til produktet skal være klar til markedsføring. Lange produktudviklingstider indebærer risiko for ændringer i markedsbehovet, så man kommer ud med et produkt, der allerede er forældet ved markedsføringen, eller som nødvendiggør ændringer i produktspecifikationer, der igen medfører yderligere forlængelse af produktudviklingstiden. At det færdige produkt samtidig skal fungere 100% fejlfrit er ligeledes et helt naturligt krav.
Den effektive udviklingsorganisation formår at styre projekter, så projektaktiviteter kombineres med de rigtige ressourcer og kompetencer på de rigtige tidspunkter. Det er basalt set en enkel opgave, men når man tænker på antallet af projektaktiviteter, som et normalt udviklingsprojekt består af, og antallet af specielle kompetencer, der i vekslende perioder er behov for at involvere i projektet, og når man så yderligere typisk skal styre en række projekter parallelt, så bliver antallet af dimensioner i styringsopgaven – og dermed antallet af mulige fejlbeslutninger – meget stort og risikoen for at miste overblikket bliver meget høj. Det manglende overblik kan resulterer i hyppige og uforudsete kødannelser, og dermed betydelige forsinkelser, igennem hele projektforløbet.
Når man samtidig tager i betragtning, at rigtige ledelsesbeslutninger omkring nye produkter kan have afgørende betydning for virksomhedens overlevelse, er det overraskende, at mange virksomheder baserer deres ledelsesbeslutninger på beregninger, udført ved hjælp af Excel regneark nogen gange af tvivlsom karakter og udviklet af medarbejdere, der måske ikke længere er ansat i virksomheden.

Regneark, fristende nemt, men også farligt

Hvorfor er regneark som for eksempel Excel blevet så udbredt og populært? Først og fremmest er regneark nemt at lære. Den grundlæggende brug af Excel kan læres på få dage, enten som selvstudium eller på et af de talrige kurser, der udbydes. En anden charme ved softwaren er, at når først regnearket er konstrueret, så automatiserer det arbejdet med repetitive regnestykker, og Excel kan nemt omsætte store talmængder til illustrative grafer. Endelig skaber udregninger i regnearkene som nævnt en – nogle gange falsk – tro på, at beregningerne er korrekt udført.
Når mange går i gang med at bygge et system eller en beregningsmodel op, baseret på regneark, er der imidlertid en række problemer, som man ikke tager i betragtning. Excel beregningerne starter i reglen som et simpelt regneark, der efterhånden udvides ved knopskydning til noget meget kompliceret med mange, sammenhængende regneark. De mange muligheder for formler og grafer indebærer desuden risiko for, at tallene og regnestykkerne tager overhånd, så det faktiske behov for viden glemmes eller træder i baggrunden. Man får de nøgletal, som kan udregnes, frem for dem, der skal sige noget centralt.

Hvor i alverden kom det resultat fra?

Logiske fejl bliver svære at opdage, når regnearkene bliver blot en smule komplicerede, og det kan betyde fejl i resultaterne af betydelige dimensioner, som ikke bliver gennemskuet.
Jo mere kompleks formlen er, jo flere cellereferencer, der indgår i formlen og jo mere avanceret regnearksfunktion, der anvendes – jo mere besværligt er det at gennemskue, hvorfor formlen ikke giver det forventede resultat og hvor fejlen er i regnearket.
Lars Villads Krogh har oplevet et andet eksempel, hvor en finansiel virksomhed ved et tilfælde opdagede, at et Excel ark indeholdt en beregningsfejl på 600.000 kr. En fejl, der ikke havde været gennemskuet igennem adskillige år på grund af regnearkenes kompleksitet.
”Desværre anvender mange portefølje, projekt – og ressourceejere alt for meget af deres tid på at arbejde med regneark. Jeg har hørt nævnt at op til 80% af tiden anvendes på administration, dataindsamling og historiske rapporter, tid der ikke er direkte værdiskabende – tværtimod. Det betyder, at alt for lidt tid anvendes på analyser og planlægning.” Udtaler Lars.
Et tredje, typisk problem opstår, når man overgiver regnearket til en ny person. Excel regnearkene bliver normalt udviklet af en enkelt person uden fyldestgørende dokumentation indbygget. Det betyder så, at når den person forlader virksomheden, er der ingen, der kan overtage systemet, og man bliver bombet tilbage til start. En virksomhed med en regnearkskultur får hurtigt det problem, at hver medarbejder udarbejder sine egne regnemodeller, og efterhånden får de hver deres opfattelse af virkeligheden. Resultatet bliver følgelig, at det er vanskeligt at skabe forståelse for ledelsens beslutninger, og det fører til manglende fodslag, når beslutninger skal føres ud i livet.
Et sidste problem, som skal fremhæves her er, at regnearkene normalt ikke er valideret, så resultaterne fra beregningerne er ikke så pålidelige, at de kan anvendes til beslutninger i en virksomhed med eksterne myndighedskrav til kvalitetsstyringen.

Beslutning, baseret på en regnefejl, kan blive dyr

Baseret på sine erfaringer fremhæver Lars Villads Krogh nogle af de overvejelser, som bør tages i betragtning, når et system eller en beregningsmodel skal vælges til styring af vigtige beslutninger:
Først og fremmes gælder reglen her, som for de fleste andre tiltag i virksomheden: ”Keep it simple”. Start med at forenkle organisation og processer så meget som muligt, så kravene til styringssystemerne også bliver tilsvarende enkle. Hold derefter fokus på de nøgletal, der er væsentlige for styringen, og få så systemerne og rapporterne til at understøtte det. Manglende overblik over, hvad der er essentielle styringsparametre, kan de-fokusere beslutningstagerne og i værste fald lede til direkte fejlagtige beslutninger.
Brug, hvor det er muligt, de standardsystemer, der findes på markedet i forvejen. Meget få problemstillinger er så specielle, at de ikke allerede er løst af andre, og antallet af beregninger i systemet skal ikke være ret stort, før der bliver stor risiko for, at der indsniger sig fejl i de regneark, man selv giver sig i kast med. Standardsystemer vil normalt også indeholde muligheder for værdifulde beregninger af konsekvenser af mulige alternativer, som kan bidrage til yderligere at kvalificere ledelsens beslutninger.
Sørg endelig for, at systemerne er valideret, hvad enten de er fremstillet in-house eller indkøbt udefra. Det kan blive dyrt, hvis en ledelsesbeslutning bliver baseret på en regnefejl.