Mange har travlt men få kender deres mål

PrintGem som PDFGoogle Translate

Mange har travlt men få kender deres mål

Mange organisationer opdager først stenene på vejen, når de rammer dem. Manglende gennemskuelighed i processer besværliggør planlægning og opfølgning, og ressourcer bruges på reaktive handlinger. Det medfører en arbejdsplads præget af stress, hvor brandslukning er dagligdag.

Af David Hansen , Seniorkonsulent, Resonans, dh@resonans.dk og og Rasmus Jørgensen, Associeret Seniorkonsulent, Resonans, Redaktionen Effektivitet, rj@resonans.dk
og Rasmus Jørgensen, Associeret Seniorkonsulent, Resonans, rj@resonans.dk

Organisationer med gennemskuelig procesledelse træffer kvalificerede beslutninger og bruger ressourcer på struktureret opfølgning og proaktive handlinger guidet af langsigtede mål og formål. Struktureret procesledelse medfører bedre performance, mere tilfredse medarbejdere og et roligere arbejdsmiljø. Tavlemødet er et stærkt redskab til at lede processer, og kombineret med en anerkendende ledelsestilgang kan det både bruges til udvikling af processer og mennesker.

Derfor elsker alle fodbold!

Fodbold er en global populær tilskuersport, og årsagen er spillets gennemskuelighed. Det er altid tydeligt, om det er en god eller dårlig dag. Det er let at forstå igangværende aktivitet, resultatet af en indsats er åbenlys, roller og ansvar er entydigt aftalt, og der skal en kollektiv indsats til for at opnå ekstraordinære resultater. Et tavlemøde gør det samme for en organisation. Det visualiserer processers tilstand og opnåede resultater, det viser hvor langt, der er til målet, det samler personer om fælles mål, og det er altid tydeligt, om det er en god eller dårlig dag.

KAN I SE OM DET ER EN GOD ELLER DÅRLIG DAG? 

Stop brandslukningen – vær proaktiv!

Organisationer uden struktureret procesledelse afvikler ikke processer proaktivt. De reagerer på ad-hoc behov. Derved bruges ressourcer på brandslukning, der fokuseres bagudrettet i stedet for fremadrettet, og konflikter opstår fordi opgaver udføres forsinket og forkert. Det skyldes organisationers manglende indsigt i næste skridt mod deres mål, og manglende involvering af medarbejdere i den fremadrettede planlægning. Tavlemøder bruges netop til at visualisere næste skridt, samt til at planlægge og koordinere den fremtidige indsats, og de er derfor et nødvendigt værktøj for organisationer, der ønsker en fælles proaktiv indsats mod et langsigtet mål. 	

Problemer løses - helt!

Organisationer håndterer ofte problemer ustruktureret. I stedet er problemløsning en midlertidig løsning, som muliggør, at processen kan afvikles, men det forhindrer ikke, at problemerne kommer igen. Der mangler et forum, hvor problemer visualiseres, hvor det første skridt mod en løsning afklares, og der mangler en struktureret opfølgning på, om problemløsningen har været effektiv. Organisationer skal altså starte med at udvikle en metode til at løse problemer!
Tavlemødet bruges til at evaluere de opnåede resultater, igangsætte nødvendig problemløsning og følge op på, om problemer er løst. Når tavlemødet visualiserer de opnåede resultater, samt de aktioner der igangsættes, skabes organisatorisk enighed om problemets eksistens, enighed om aktioner der vil løse problemet, samt hvem der skal udføre aktionerne. Derved koordineres indsatsen, så alle arbejder mod samme mål, og en hel gruppes viden bringes i spil til at kvalificere aktioner. På tavlemødet følges desuden op på problemløsningen, indtil problemet er helt løst, og derved undgås at problemerne gentages.

BLIVER I BEDRE TIL AT FORBEDRE?

Effektive beslutningsprocesser

Effektiv kommunikation skaber stærk sammenhængskraft. Dog er mange organisationer præget af ineffektiv og mangelfuld kommunikation. Kollektive beskeder gives via medier, der kun tillader envejskommunikation, fora til fælles beslutninger eksisterer ikke og meget tid bruges på e-mail kommunikation. Tavlemødet skaber et forum til at afgive kollektive beskeder, træffe fælles beslutninger og afklare usikkerhed, hvilket effektiviserer kommunikation og beslutningsprocesser. Det mindsker behovet for at kommunikere gennem mindre effektive metoder, og når alle er samlet, kan misforståelser afklares. Samtidig får alle glæde af at høre på de spørgsmål, der stilles. Effektiv kommunikation og plads til afklarende samtaler betyder, at alle trækker i samme retning, og derfor skabes stærk organisatorisk sammenhængskraft gennem tavlemødet. Tavlemødet effektiviserer altså den interne kommunikation.
Trækker dele af jeres organisation i forskellige retninger, eller eksisterer en sammenhængskraft der skaber én fælles retning? Tavlemødet skaber en organisatorisk sammehængskraft, fordi alle arbejder mod ét fælles mål, og fordi der sker en fælles afklaring af uklarheder.
Tavlemødet er et forum, hvor gode relationer og et godt arbejdsmiljø kan plejes. Mødet bruges til at skabe kendskab til hinandens styrker, anerkende andres gode resultater, få et grin sammen og kultivere de relationer og det fællesskab, der er grundlaget for høj performance.

HVOR OFTE INDRAGER I HINANDENS STYRKER VED SVÆRE BESLUTNINGER?

Kortsigtede handlinger – langsigtet mål

Undersøgelser viser at 9 ud af 10 strategier aldrig omsættes til virkelighed. De forbliver en plan på et stykke papir, og omsættes aldrig til handlinger i hverdagen. Det skyldes bl.a. fraværet af et overordnet meningsgivende formål (the big why), manglende feedback på strategien mellem de organisatoriske niveauer samt manglende koordinering mellem strategiske mål og daglig adfærd. Tavlemødet synkroniserer kortsigtede handlinger med langsigtede mål, og skaber en rød tråd mellem daglige handlinger og strategiske mål, guidet af et meningsgivende formål. 
Det afgørende for at nå et langsigtet mål er at tage et lille skridt hver dag. Det daglige tavlemøde sætter retning på skridtet, så der er sammenhæng mellem daglig adfærd og langsigtede mål. Data kvalificerer beslutninger, feedback mellem og på tværs af de organisatoriske lag påvirker retning og ”THE BIG WHY” skaber mening, der motiverer.
Tavlemødet bruges til at visualisere og tale om data, der viser hvordan processer performer i forhold til et mål, så der træffes kvalificerede beslutninger om daglig adfærd. Det skaber sammenhæng mellem strategiske mål og daglig adfærd. Tavlemødet bruges også til at italesætte organisationens overordnede formål, hvilket knytter mening til de beslutninger, der træffes ud fra data. Altså, en daglig kobling til ”the big why”.

Figur1

Det afgørende for at nå et langsigtet mål er at tage et lille skridt hver dag. Det daglige tavlemøde sætter retning på skridtet, så der er sammenhæng mellem daglig adfærd og langsigtede mål. Data kvalificerer beslutninger, feedback mellem og på tværs af de organisatoriske lag påvirker retning og ”THE BIG WHY” skaber mening der motiverer.

INEFFEKTIVT 
TAVLEMØDE
IDEELT TAVLEMØDE
Længde Langt og ikke planlagt Kort og med planlagt tempo
Problemløsning Problemløsende og for detaljeorienteret Problemafklarende
Fokus Kun fokus på fortiden Balance mellem fortiden og fremtiden
Energi Skyttegravskrig, suboptimering og energiforbrugende Fælles indsats mod et større mål og energigivende

Det ideelle tavlemøde

Tavlemødet er et kort møde, hvor procesansvarlige stimler sammen og taler om de forudgående 24 timer og kommende 24 timer. Det foregår omkring en tavle, hvor processers tilstand beskrives med data, der er illustreret med grafer, farver eller tal, så der sendes et simpelt, objektivt og entydigt visuelt signal om status. Relevante og pålidelige data er afgørende for, at der træffes korrekte beslutninger. Møderne varer mellem 10 og 15 minutter, afholdes på et fast tidspunkt, og samtalerne har til formål at udveksle informationer, afklare problemstillinger og igangsætte nødvendige aktioner. Problemløsning og længere diskussioner skal håndteres uden for tavlemødet. Det gode tavlemøde bærer præg af at være kort og præcist, der holdes et højt tempo og dialogen er konstruktiv, men ikke for detaljeorienteret.

Figur3Figur2
Trækker dele af jeres organisation i forskellige retninger, eller eksisterer en sammenhængskraft der skaber én fælles retning? Tavlemødet skaber en organisatorisk 
sammehængskraft, fordi alle arbejder mod ét fælles mål, og fordi der sker en fælles afklaring af uklarheder.
ENDER JERES TAVLEMØDER I LANGE DISKUSSIONER?

Relevant for både nybegyndere og erfarne

For organisationer, som aldrig har ledet processer aktivt, vil tavlemødet gøre problemer og uhensigtsmæssigheder tydelige, og gøre det let at prioritere forbedringsindsatser. Organisationer med en morgenkorridor af tavlemøder, hvor information udveksles og aktioner igangsættes, oplever en effektivisering af både deres ledelse og processer, samt et forbedret samarbejde. For dem er tavlemøder en uundværlig del af deres hverdag.
Næste niveau kan nås ved at træne deltagere i bevidst at vælge mellem spørgsmål, der åbner, lukker, afklarer eller udforsker. Ved at forfine spørgeteknikken, så der træffes bevidste valg om spørgsmålstype alt efter situationen, forbedres kvaliteten af beslutninger, der træffes, og kommunikationen bliver mere effektiv og entydig. En gruppe kan nå endnu højere performance ved at arbejde med styrkebaseret ledelse, hvilket gør dem i stand til aktivt at bruge hinandens individuelle styrker, når de står i situationer, der er krævende.
Alle organisationer bør have forbedring på agendaen, og mange organisationer har igangsat forbedringsaktiviteter som f.eks. Lean. Tavlemødet er et grundlæggende element i at opbygge en organisations evne til at forbedre, fordi det skaber den nødvendig gennemskuelighed til at træffe rationelle beslutninger, og skaber sammenhængskraften så alle trækker i samme retning. Dette muliggør, at organisationer når deres langsigtede mål med en kollektiv indsats. Det afgørende er, at man som hold tager ét skridt hver dag i den rigtige retning.

CASE: BJERGLEDELSE

En dansk virksomhed havde et effektivitetsmål på 90%, og havde implementeret tavlemøder som fast del af hverdagen. Dagligt blev der målt på processer og igangsat forbedringsaktiviteter. Deres ’big why’ var at blive BIC – Best In Class, og til formålet var bygget et fysisk bjerg 2.5 meter højt, med et skilt på toppen med 90% og teksten BIC. 
Det prægede de daglige tavlemøder, hvor performance blev omtalt som ’BIC performance’ hvor der var ophængt klatreudstyr på væggene i fabrikken, og man talte om, hvordan ’bjergledelse’ skulle hjælpe organisationen til at blive BIC. Sproget på tavlemødet og den måde resultater blev omtalt, var derved knyttet til ’the big why’ i daglig omtale, og det fungerede som en daglig meningsgivende metafor.

CASE: REDNINGSKRANSEN MIDT I SUCCESSEN

En producent af et højteknologisk produkt med ca. 100 ansatte havde et problem. Ordrebogen var propfuld, og det blev en risiko for, at de druknede i egen succes. Hverdagen var nemlig præget af manglende kommunikation, dårlig planlægning og en følelse af at være bagud. Derfor igangsattes projekt ’Tavlemøde’, og produktionslederne mødtes derefter hver formiddag for at tale om produktionsplanen og problemer.
Effekten blev en øget indsigt i egen forretning, flere problemer som løstes systematisk og en følelse af at være mere foran. De opdagede blandt andet, at planlægningssystemet i nogle tilfælde genererede dobbeltordrer. Firmaet blev desuden bedre til at forbedre deres forbedringsevne.
Ledelsen og konsulenterne gik sammen om at designe tavlemøder og definere mål, og efterfølgende blev der trænet og coachet. I løbet af 2 måneder blev tavlemødet indført, og det blev en fast, værdiskabende del af hverdagen.